本質ベースで解説 ー日報の書き方が分からない人へー
- kojima342
- 3月29日
- 読了時間: 6分
みなさんこんにちは．Bulltechs代表の小島雄太郎です．タイトルの通りこのページは日報の書き方が分からない人へ向けた本質的な記事です．
【日報って，何を書けばいいの？】
昨今のネットはとても便利なもので，日報に限らず多くのテンプレートがそこらじゅうに転がっています．
しかしながらそれらテンプレートをそのまま使ってもうまく書けるかと言えば，そんなこともないのです．
その理由として次のことが挙げられます．
本記事では複数の現場を経験した私が，その中で見えた日報の本質的な書き方を整理しようと思います．ただ意外とシンプルなもので，ここをおさえて仕舞えば割とスムーズに書けるものなんです．
◎ どんな意図を持たせて書くのか明らかにする
⇨日報と言ってもご存知の通りさまざまな種類があります．例えば
１．一言で終わるような業務記録
２．業務を詳細まで書いて，次の日以降に役立てるもの
３．その業務をやっていない人に対して書くもの
このように日報一つとってもさまざまな種類が存在することがわかります．
しかしこれらは本当に”日報”というのでしょうか．
日常において広義に「日報」と使っている人が多くいますが，いくつか類義語があります．
もう少し詳しく...
日記とは：事実だけでなく，その日に感じた感情や悩み，個人的な気づきを自由に書き留めるツール．日報や日誌と違って，自分のために書くものというニュアンスが強いです．
日報とは：その日の業務の成果や進捗，課題を他者（チームメンバー，共同経営者，出資者など）に共有するためのコミュニケーションツール．
日誌とは：日々のオペレーションにおいて，何が起きたかを客観的な事実として時系列や項目ごとに残すデータベース．発生した事象を時系列でそのまま記録していくので，日報よりかは細かい事がほとんどです．
※日報，日誌については業界や企業の文化によってほぼ同義として扱われたり，独自のローカルルールで定義されていたりする場合もあります．あくまで筆者からして包括的に見たOpinionであることをご理解ください．
さて，これらの定義を元に，業務の例からどのような日報が適当なのか判別します．読者の皆さんには自分の置かれた状況を連想しながら自分が書こうとしている日報が
１，作業の羅列に入るのか
２．業務遂行の履歴に入るのか，はたまた
３．他者への説明・報告に入るのか
考えて読んでいただければ幸いです．
１．一言で終わるような業務記録（作業の羅列）
⇨これはそもそも日報なのかすら怪しい．このような日報の多くは，”誰が作業したか”を明確にするためのツールである場合がほとんどです．この場合は適当に月毎に一括管理してしまいましょう．
２．業務を詳細まで書いて，次の日以降に自分もしくはパートナー，職場の仲間が役立てるもの（業務遂行の履歴）
日記？日報？日誌？
⇨日報，日誌の２つに当てはまります．
誰に書く？
⇨その業務を解っている，知っている人
何を書く？
⇨前日以前にどんな流れだったか．その流れの中今日はどんな事をして，どうなったか．次の日以降の作業に必要な情報の共有や動き方，業務遂行に欠かせない（欠かせなかった）情報はくまなく明記しておく．
例えば
⇨コワーキングスペースの開業準備において，「今日は〇〇時に3件の業者と電話し，〇〇時に2件の家具店を回った」という細かい日誌の生データから，「本日は内装費用の相見積もりを完了．予算内に収まる見込みだが，給排水の追加工事が懸念点」と要約・抽象化．
３．その業務をやっていない人に対して書くもの（他者への説明・報告）
日記？日報？日誌？
⇨日報，日誌の２つに当てはまりますが，日誌形式の書き方の方が伝わりやすいかもしれません．
誰に書く？
⇨その業務を詳しくは知らない人，担当じゃない人，上司
何を書く？
⇨大抵の場合，他者から確認が入る前提での書き方になります．入らない場合は1か2でいいでしょう．その確認にはチェックするという意味合いを含むこともありますので，どのような事をして，どのような事象が発生したかなどを，２（業務遂行の履歴）に時系列ごとの出来事を書き加えた形で，客観的事実をベースに書くと良いでしょう．
例えば
⇨下宿の運営などにおいて，「10:00 共有スペース清掃」「14:30 業者による備品搬入」「18:00 A号室の電球交換」といった，ミクロな出来事を積み重ねます．情報粒度が細かいため必然的に記録の量は多くなります．
じゃあどうするの？
ここまで日報の種類を単語の定義とセットにして整理してきました．次は実際の具体例を交えて，どのような構造で書いたらいいのか記述します．
⓪前提で書いておくと良いもの
言わずもがな，となるようなものばかりですが，一応挙げておきます．
作成者の氏名
メンバー
部署や作業場所
日付
業務概要
特記事項，備考
これらはどのような様式の日報でも必要となる根源情報です．
①ただの作業の羅列でいい場合
前でも述べましたが，”誰” が ”いつ”，”どこで” 作業したのかさえ分かればいいので，いたく簡潔な構成となっています．
②業務遂行の履歴が必要な場合
①に比べて各月1ページだったのが，②では各日1ページ程度になって情報の解像度が一気に高くなります．こちらの例ではパッと見て全体の流れを俯瞰できることが大切なのか，過去，未来の日付とそれに合わせた出来事と予定を軽く書けるようになっています．ただし業務詳細に関しては形式に余裕がありすぎるので，人によっては日報作成に予想以上の時間が取られてしまうこともあります．
こちらは一般的な業務日報の例です．時刻ごとに業務内容が書けるようにあらかじめ整理されていますが，内容について仔細に書きたい場合は適さないかもしれません．
業務遂行の履歴として日報を書く場合，次のような目的も意識して書くと良いでしょう．
進捗共有
ノウハウの蓄積
③他者への説明・報告
③はその業務を直接遂行する人でない，特に上司などに報告するために作成する資料であることがほとんどです．こちらに関しては日報及び日誌の域を出るものがあると思います．ただし他者からのチェックが軽い場合は②の日報を提出すればいいでしょう． 是非ここで重要視してほしい点が，他者からのチェックが目的となるような日報についてです．業務遂行の履歴に加えて以下の事柄が混ざってきます．
◎その現場を知らない人でも伝わるか
この一点に尽きると思います．当然伝わる資料でなくてはならないので文字だけでは無理があるかつ，情報量に注意しないといけません．故に極端に作業項目が少なくない限り，1ページに無理に収めてつらつら書いている文書にするのは避けたほうが無難です．
2枚の上の画像ではパワーポイントを用いた例で示していますが，今までの日報・日誌よりも極端に文字数と情報量が少ないことがわかります．”知らない人へ伝えること”が目的なら畏まった文書になればなるほど読み手としては難解になっていくものであって，テンプレートという枠に収めない書き方が重要になってくる事もあります．
【まとめ】
本記事では，日報を次の３つに分類しました．
作業の羅列
業務遂行の履歴
他者への説明・報告
テンプレートを探したりする前にまず，自分が書こうとしている日報がどのようなタイプなのかを整理すると，書くべき内容が自然と見えてきます．作成に掛ける時間との兼ね合いという問題もありますが，是非これから検討してもらえたらと思います．
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